Il est important d'indiquer précisément qui travaillera sur le projet à concurrence de quel pourcentage. Il est demandé, par souci de transparence, de remplir un timesheet afin de constater que les personnes dont le salaire est indiqué à titre de dépenses travaillent effectivement sur le projet. Une adaptation de la description de fonction ou une décision du bureau permet également de conforter ces fonctions et de préciser le rôle de chaque personne participant au projet. Au moment de la justification des frais, la fiche de paie de chaque travailleur impliqué dans le projet devra être transmis.