Questions fréquemment posées

  1. Conditions : jusqu'où doit-on aller dans l'analyse DNSH? Devons-nous indiquer quand un employé utilise une voiture?

    L'analyse DNSH permet de déterminer si votre projet aura un impact négatif significatif ("Do No Significant Harm") sur l’environnement.
    Par exemple, si vous prévoyez de faire venir des centaines d'ordinateurs d'Amérique vers la Belgique, une analyse approfondie serait certainement appropriée.
    Cependant, si un employé qui vient habituellement au travail en voiture vient également au travail en voiture dans le cadre de votre projet, il ne s'agira pas d'un impact significatif.
    Si vous encouragez cet employé à ne plus venir en voiture ou à se déplacer en vélo dans le cadre du projet, réduisant ainsi ses émissions de CO2, cela peut évidemment être mentionné. L’utilisation de PC recyclés peut également être mentionné car cela a du sens dans l’optique de limiter l’impact négatif du projet sur l’environnement.

  2. Finances : les services de tiers sont-ils un coût salarial ou un coût d'exploitation?

    Les services de tiers font effectivement partie des coûts d'exploitation.
    Remarque : faire appel à des organisations privées externes ou à des organisations sans but lucratif pour effectuer une tâche (de formation) peut relever de la législation sur les marchés publics. N'oubliez pas d'en parler à votre gestionnaire financier.

  3. Finances : les honoraires d'une personne qui participe à une réunion peuvent-ils être considérés comme un "coût salarial"?

    Par coûts salariaux, nous entendons les salaires versés au personnel du projet pour l'équivalent de leur temps passé sur le projet.
    Les employés du projet peuvent recevoir un salaire pour les heures de réunion pendant le déroulement du projet et les autres tâches qui relèvent de leur description de poste en tant qu'employés du projet. Cependant, il est plus difficile de considérer la rémunération des personnes extérieures pour leur participation à des réunions ou à des événements comme des coûts salariaux.

    Soyez attentifs aux points suivants en ce qui concerne les coûts salariaux :
    - Vous devez être en mesure de démontrer que le membre du personnel travaille effectivement pour le projet pour un certain pourcentage d'ETP (par exemple, avec un calendrier) ;
    - Le personnel ne peut être intégré en tant que coût qu'à partir du début du projet (au plus tôt en novembre 2022) ;
    - Le financement doit être clairement indiqué dans le plan financier et il ne peut y avoir de double financement.

  4. Finances : les frais de déplacement, la formation et les salaires pendant la formation relèvent-ils des "coûts salariaux"?

    Par coûts salariaux, nous entendons les salaires versés au personnel du projet pour l'équivalent de leur temps passé sur le projet.
    - Les frais de déplacement ne sont en principe pas des salaires. Ils peuvent être considérés comme des coûts d'exploitation s'ils peuvent être directement liés au projet et si cela peut être démontré.
    - Le coût de la formation n'est pas un salaire, mais un coût de fonctionnement.
    Le salaire d'une personne qui vient assister à une formation, mais qui n'est pas un employé du projet, ne peut pas non plus être considéré comme le salaire d'un employé du projet. Cet employé continuerait simplement à être payé par son organisation, ce qui constituerait un double financement s'il était également payé par le projet. Le double financement est absolument interdit. 

    Attention aux points suivants :
    - Vous devez être en mesure de démontrer que le personnel travaille effectivement sur le projet pour un certain pourcentage d'ETP (par exemple avec un calendrier) ;
    - Le personnel ne peut être intégré en tant que coût qu'à partir du début du projet (au plus tôt en novembre 2022) ;
    - Le financement doit être clairement indiqué dans le plan financier et il ne peut y avoir de double financement.

  5. Divers : quand l'extrait UBO doit-il être soumis au plus tard?

    Dans l'appel à projets 2022, le porteur de projet doit être un CPAS.
    Puisque les CPAS n'ont pas l'obligation de s'inscrire au registre UBO, ils ne savent généralement pas fournir d'extrait UBO et peuvent utiliser le document modèle pour transmettre les données de leurs bénéficiaires finaux. Ils doivent transmettre ce document lors de la soumission de la demande de projet, sinon la demande sera automatiquement rejetée.

    Concernant les partenaires enregistrés au registre UBO, nous avons besoin de leur extrait UBO avant le début du partenariat. Dans le cas d'un partenariat débutant au début d'un projet, nous avons besoin de cet extrait UBO avant le début du projet.
    Dans le cas d'un partenariat débutant pendant le projet (par exemple de la sous-traitance), nous en avons besoin avant que le partenariat ne commence formellement. 

  6. Divers: notre CPAS ou notre commune n'est pas mentionné dans le registre UBO, que faire?

    Si un extrait UBO ne peut être demandé dans le cas d’organisations exonérées d’inscription au registre UBO, nous avons besoin des données des personnes responsables de ces organisations. Par exemple pour les villes, les communes et les CPAS, nous demandons donc les données des personnes responsables de ces organisations. Ces données peuvent être renseignées dans le document modèle que nous avons fourni à cet effet.

    Le modèle que nous proposons a été élaboré pour les CPAS, mais peut être adapté pour d'autres organisations bénéficiant d'une exemption de l'obligation d'enregistrement au registre UBO.

  7. Divers : peut-on adapter le document modèle (qui remplace l'extrait UBO)?

    Si un extrait UBO ne peut être demandé parce qu'il n'y a pas d'obligation d'enregistrement (par exemple, les villes, les communes et les CPAS), nous avons besoin des données des bénéficiaires finaux de ces organisations, qui peuvent être renseignées dans le document modèle que nous avons fourni à cet effet.
    Veuillez noter que seules les organisations exemptées de l'enregistrement UBO peuvent fournir les données des bénéficiaires finaux via ce document modèle.

    Le modèle que nous proposons a été rédigé pour les CPAS, mais peut être adapté pour d'autres organisations bénéficiant d'une exemption de l'obligation d'enregistrement au registre UBO.

  8. Finances : au niveau du matériel informatique, doit-on budgéter toute la facture ou peut-on budgéter seulement 1/3 chaque année (comme l'amortissement)?

    Les achats peuvent bien entendu être amortis sur plusieurs années selon les règles d'amortissement en vigueur. Mais, au niveau du budget de votre appel à projet, nous ne pouvons accepter que la facture soit répartie sur trois ans: les frais doivent avoir été exposés pendant la période annuelle, soit de novembre 2022 à octobre 2023, de novembre 2023 à octobre 2024 ou de novembre 2024 à octobre 2025.

    Il est donc conseillé d'indiquer la facture totale d'achat du matériel informatique dans le budget de la première année, indépendamment de la durée de son amortissement, pour autant que cela ne dépasse pas la limite autorisée de 25% du montant total des dépenses éligibles.

    Par contre, nous pourrions accepter que ces frais constituent votre part de cofinancement obligatoire à partir de la 2ème année, pour autant que vous adaptiez la valeur du matériel acheté en fonction des règles de dépréciation.
    Nous vous renvoyons vers votre service comptable/finances pour déterminer les montants ad hoc.

  9. Finances : les charges d'un bâtiment appartenant au CPAS constituent-elles des frais éligibles?

    Le loyer et les charges usuelles d'un bâtiment appartenant au CPAS (eau, électricité, gaz, assurance, etc.) ne sont pas acceptées comme dépenses éligibles.

    Une nuance est toutefois apportée pour les frais de connexion internet et de téléphonie.
    Si la connexion internet représente un coût supplémentaire pour le CPAS spécialement lié à votre projet (coût qui n’était pas prévu auparavant dans la facture internet du CPAS), ces frais pourraient être acceptés comme dépense éligible ou cofinancement.
    Mais il appartiendra au porteur de projet d’apporter une facture spécifique pour ces frais ou, à tout le moins, de pouvoir démontrer précisément la part de la facture générale de connexion qui serait spécifiquement liée au projet. 

    Ce raisonnement n’est applicable que pour les frais de connexion internet et téléphonie d’un bâtiment appartenant au CPAS.

    Pour rappel, aucun double financement des dépenses ne peut avoir lieu ; veillez donc bien à vérifier que ces dépenses ne soient pas déjà financées par un autre subside.

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