FAQ Inondation

1. Procédure

1.1 Faut-il maintenir les permanences ?

Il est demandé aux CPAS de continuer à assurer des permanences téléphoniques toute la journée.

Cependant, afin que les personnes qui n’ont pas de moyens téléphoniques ou électroniques puissent introduire des demandes, il est expressément demandé aux CPAS de maintenir un accueil deux fois par semaine conformément à l’article 4 de l’arrêté royal du 11 juillet 2002 dans le respect des mesures préventives d’hygiène et de distanciation sociale telles qu’établies par les autorités.

En fonction de l’état des locaux, il est également possible d’organiser des permanences dans les centres de crise, dans les bâtiments d’un CPAS d’une commune voisine, d’une antenne sociale d’un autre quartier, ou tout autre local permettant de recevoir les personnes. Chaque CPAS détermine les modalités d’organisation de cet accueil selon la situation sur place.

Il importe qu’un usager puisse  être reçu s’il se présente à la porte du CPAS pour introduire une demande, même sans rendez-vous. Lors de ce premier contact, le CPAS peut se contenter d’enregistrer la demande puis fixer un rendez-vous ultérieur avec un travailleur social pour traiter cette demande.

En cas de non accessibilité des locaux ou de l’antenne, une indication claire devra être donnée sur la porte ou tout autre support permettant d’orienter la personne vers les locaux où introduire une demande ou vers les permanences téléphoniques disponibles.

1.2 Une demande peut-elle être introduite par téléphone ou moyens électroniques ? = Enregistrement des demandes

En ce qui concerne les demandes des usagers du CPAS, celles-ci peuvent être enregistrées par téléphone par email ou par tout autre moyen électronique. Si la demande est formulée par téléphone, il est recommandé de demander à la personne de la confirmer par SMS, si c’est possible en fonction de l’état des infrastructures. Quel que soit le moyen utilisé pour introduire la demande, la personne indiquera au minimum son nom, son numéro de téléphone, son adresse, si possible et connu, son numéro de registre national et un numéro de compte.

Lorsque le CPAS reçoit cette demande, il en accuse réception (retour SMS/mail/autre voie électronique, courrier). Par contre, la personne ne doit pas se présenter au CPAS pour signer le registre des demandes.

L’envoi par les moyens de communication expliqués ci-dessus  d’une demande d’aide est à considérer comme une demande et doit être analysée par le CPAS.

1.3 Les règles de procédure doivent-elles être toutes respectées ?

Les modalités selon lesquelles le Conseil de l’action sociale ou le CSSS prend ses décisions sont de la compétence des Régions.

A tout le moins, les droits de l’usager doivent en effet être garantis. Les mesures prises ne dispensent pas les CPAS d’enregistrer les demandes, de les traiter (voir supra) et de respecter le délai légal de prise de décision de 30 jours prévu à l’article 21  de la loi du 26 mai 2002. En cas de force majeure, si les règles ne peuvent être respectées il faut documenter la situation.

Si la visite à domicile n’a pas pu être réalisée, si certains documents n’ont pas été obtenus, cela ne peut pas être un motif de refus ou de report de l’octroi de l’aide.

Sur la base des flux de la BCSS et des informations dont disposent les CPAS par d’autres canaux, les travailleurs sociaux peuvent d’ores et déjà disposer de nombreuses informations permettant de soumettre une proposition de décision au Conseil/CSSS dans le délai légal.

1.4 Le Conseil ne peut se réunir pour cause de force majeure (destruction locaux, destruction des dossiers…)

Si les CAS/CSSS sont annulés et/ou reportés, les décisions peuvent être prises sous forme d’aides urgentes qui devront être ratifiées ultérieurement conformément aux dispositions de l’article 28§3 de la loi organique et des dispositions prévues dans le règlement d’ordre intérieur du CPAS.

Par ailleurs, il est recommandé de documenter les situations pour lesquelles le CPAS n’a pas pu respecter les procédures.  Les documents seront conservés dans l’attente d’une stabilisation et normalisation de la situation pour l’ouverture d’un dossier social.

1.5 Comment réaliser une enquête sociale dans le cas où les infrastructures informatiques du CPAS sont détruites ou endommagées ?

Dans le cas où les infrastructures informatiques ont été détruites et qu’on ne peut avoir un accès à la Banque carrefour, l’enquête sociale ne peut être réalisée en raison de force majeure. Le CPAS pourra rassembler l’information nécessaire de façon papier et conserver les documents, dans la mesure du possible.

1.6 Comment encoder les formulaires de notification des subventions au SPP IS si l’infrastructure informatique du CPAS a été détruite ?

Dans l’attente du rétablissement des infrastructures informatiques, le CPAS pourra effectuer les paiements des aides octroyées selon ses possibilités et garder la documentation sous format papier en attente d’un encodage informatique.

Loi du 26 mai 2002 concernant le droit à l’intégration sociale :

Dès que les infrastructures informatiques sont à nouveau rétablies, le CAS/CSSS pourra ratifier les décisions prises sous forme d’aides urgentes. Sur base de ces décisions, les formulaires B pourront être encodés afin de notifier les dépenses au SPP IS. Les subventions seront automatiquement octroyés dans un délai d’encodage de 45 jours à partir de la date de décision dans la Loi DIS, même si ces subventions ont trait à une période antérieure à cette décision.

Dans le cas où le délai de 45 jours ne pourra pas être respecté, les formulaires pourront être validés manuellement pour des raisons de force majeure. Il conviendra de prendre contact avec Front Office pour effectuer les démarches.

Loi du 2 avril 1965 – équivalent RI et frais médicaux :

Dans le cas de formulaires ayant trait à la loi du 2/4/1965, le délai d’introduction des formulaires B1 et B2 est de 45 jours pour les demandes de prise en charge (article 9) et d’un an et le trimestre commencé pour les formulaires D1 et D2 (article 12). Le délai d’ouverture de carte médicale dans Mediprima a été prolongé de 45 jours à 60 jours (article 9ter).

Le délai d’introduction des formulaires est lié à la période de subvention. Dans l’éventualité où des formulaires seraient introduits en dehors des délais, il sera nécessaire de contacter le Front office du SPP IS pour un encodage manuel.

1.7 En raison du relogement temporaire de personnes ou ménages et des difficultés d’accès au domicile ou du manque d’infrastructure de distribution du courriers, peut-on envoyer les notifications de prolongation, de révision d’office, … sans incidence sur le paiement de l’aide octroyée par mail ?

Oui, vous pouvez envoyer toutes formes de notifications par email pour raison de force majeure, mais à la condition que ce mail soit envoyé avec la fonction « accusé de réception » auquel l’usager doit répondre. Il convient également de garder soit une copie papier, soit un enregistrement électronique du mail avec l’accusé de réception.

Si le délai de 8 jours ne peut être respecté pour des raisons de force majeure, il conviendra de faire le nécessaire dès que possible.

2. Enquête sociale

2.1 Le travailleur social doit-il rencontrer physiquement le demandeur/usager pour un entretien individuel ?

Il est nécessaire de privilégier les nouveaux canaux de communication.

Lorsque cela est possible, il faut privilégier les canaux informatiques ou téléphoniques. Il est possible d’avoir des entretiens de visu avec les personnes par téléphone ou des applications informatiques comme Whatsapp, Skype, Facebook, Messenger, FaceTime, Zoom,…

Dans le cas où ce n’est pas possible et qu’il est nécessaire de rencontrer physiquement la personne, cette rencontre se fera sur la base d’un rendez-vous.

A cet égard, il convient d’accorder une attention toute particulière aux situations spécifiques que les travailleurs sociaux sont susceptibles de rencontrer, ainsi qu’au public fragilisé.

2.2 Comment les enquêtes sociales doivent-elles être réalisées ?

La collecte des différents éléments demandés par le travailleur social pour réaliser son enquête sociale peut continuer à être faite par mail, par téléphone, par photos WhatsApp ou tout autre moyen électronique. En ce sens, il convient de rappeler que les CPAS disposent de nombreux flux leur permettant d’obtenir une grande partie des informations nécessaires.

 Si un usager ne parvient pas à fournir un ou des document(s) au CPAS et que cela peut se justifier au vu des circonstances liées au intempéries, cela ne peut pas constituer un motif de refus d’aide ou un motif de sanction. Le travailleur social actera cette difficulté dans son rapport social et demandera, au besoin, d’une déclaration sur l’honneur.

A cet égard, nous tenons à vous rappeler le principe de la Loi du 5 mai 2014 dite « loi Only Once » garantissant le principe de la collecte unique des données dans le fonctionnement des services et instances qui relèvent de ou exécutent certaines missions pour l’autorité et portant simplification et harmonisation des formulaires électroniques et papier. Dans ce cadre, lorsque les documents sont accessibles par d’autres moyens, le CPAS ne peut pas demander au bénéficiaire de lui fournir les documents en question une nouvelle fois.

2.3 Comment analyser la condition de disposition au travail dans le cadre du droit à l’intégration sociale ?

Au vu des circonstances des personnes sinistrées et de la situation économique dans les régions touchées par les intempéries, le CPAS doit faire preuve de davantage de souplesse dans l’appréciation de cette condition. Les conditions d’octroi sont donc à apprécier sous l’angle des démarches concrètes qui peuvent raisonnablement être effectuées au regard de multiples facteurs (santé, garde d’enfants, accès à l’outil informatique, etc.). Les CPAS disposent d’une marge d’appréciation à cet égard.

2.4 Les visites à domicile dans les ménages situés dans les zones sinistrées.

En raison des circonstances actuelles dans les zones touchées par les intempéries, les visites à domicile sont suspendues et reportées à une date ultérieure. Elles ne seront envisagées que dans les situations d’urgence sociales et/ou dans la mesure où elles sont indispensables pour communiquer avec l’usager.

2.5 Comment réaliser les enquêtes sociales de révision et prolongation des droits ?

L’enquête sociale de révision/prolongation des droits reste nécessaire ; les mesures décrites ci-dessus concernant l’enquête sociale sont d’application pour ces enquêtes de révision/prolongation :

• Si les éléments en possession du CPAS permettent de constater que les conditions d’octroi semblent toujours remplies, le rapport social peut le constater sans rencontre avec le bénéficiaire
• Si un entretien est nécessaire/souhaité, il peut se faire via les moyens électroniques décrits ci-dessus

3. PIIS

3.1 Les nouveaux PIIS et le délai de 3 mois pour conclure

La volonté du législateur de généraliser le PIIS était de pouvoir apporter à chaque bénéficiaire un accompagnement social adapté à sa propre situation. Le bénéficiaire a droit à pouvoir bénéficier de cet accompagnement dans les 3 mois de sa demande.

S’il est impossible pour le CPAS de mettre en place cet accompagnement suite aux intempéries, il peut postposer cette obligation jusqu’au moment où cet accompagnement pourra effectivement être mis en place. Cela concerne tant la réalisation de l’analyse des aspirations, aptitudes, qualifications et besoins du bénéficiaire que l’élaboration du PIIS lui-même.

Il reste cependant possible d’envisager des démarches portant sur la santé, l’accès à l’outil informatique, les formations en ligne,….

3.2 Objectifs et obligations découlant des PIIS

Si une partie des obligations mentionnées dans le PIIS existant, tant pour les bénéficiaires que pour le CPAS, ne peuvent plus être exécutées en raison des circonstances actuelles liées aux intempéries et des difficultés économiques qui en sont la conséquence, cela peut constituer un cas de force majeure. Il n’est donc pas admis qu’un CPAS puisse sanctionner un usager qui, pour ces raisons de force majeure, n’aurait pas pu réaliser un objectif défini dans son PIIS.

Etant donné que ces obligations ne peuvent pas s’exécuter, ces obligations sont suspendues de plein droit. Le CPAS ne doit pas suspendre le PIIS, il ne doit faire aucune démarche administrative ni envers la personne, ni envers le SPP Is.

3.3 Les évaluations

En ce qui concerne les évaluations des PIIS, les entretiens d’évaluation peuvent tous être réalisés par des moyens électroniques ;  dans le cas où c’est impossible, elles pourront être reportées ultérieurement pour être réalisées dès que la situation le permettra. Le CPAS devra motiver cette impossibilité.

Si elles sont réalisées, la priorité est donnée aux évaluations qui doivent être réalisées en fin de première année de PIIS et qui restent nécessaires pour motiver une éventuelle prolongation de la subvention « 2^ème année ».

4. Sans abri

4.1 Quel taux de revenu d'intégration octroyer à un sans-abri hébergé par un ami ou un membre de sa famille ainsi qu'au tiers hébergeur?

Une personne qui se retrouve en situation de sans-abri ou une personne dont le logement inoccupable en raison des inondations et qui est accueilli provisoirement et temporairement par un membre de la famille ou par un ami et qui cohabite avec cette personne pour une durée limitée peut prétendre à un revenu d'intégration au taux isolé. L’obligation de conclure un PIIS peut être levée pour raison de force majeure pour les personnes victimes des intempéries.

Il convient d’apprécier par le biais de l’enquête sociale, s’il y a cohabitation (voir ci-dessous).

Si un bénéficiaire du revenu d’intégration héberge un sans-abri ou une personne qui provisoirement ne peut occuper son logement du fait des inondations, il appartient au CPAS d’apprécier, par le biais de l’enquête sociale, s’il y a cohabitation au sens de la loi du 26 mai 2002 concernant le droit à l'intégration sociale. Le SPP recommande de maintenir le taux de base de la personne qui accueille.

La compétence territoriale des CPAS est régie par la loi du 02/04/1965 relative à la prise en charge des secours accordés par les CPAS. La règle générale de compétence territoriale (article 1er, 1° de la loi précitée) prévoit que le CPAS de la commune où la personne réside habituellement et effectivement est compétent pour connaître des demandes d’aide introduites par cette personne.

Dans ce contexte, différentes hypothèses sont envisageables :

1. Si une personne a été victime des inondations, qu’elle est relogée temporairement sur le territoire d’une autre commune et qu’elle a bien l’intention de réintégrer son habitation sinistrée dès que les travaux seront terminés, la résidence habituelle et effective de cette personne ne change pas. Le CPAS de la commune où se trouve l’habitation sinistrée de cette personne reste compétent territorialement en vertu de l’article 1er, 1° de la loi précitée;

2. Si une personne a été victime des inondations et que son habitation a été ou doit être démolie, le CPAS de la commune où la personne est relogée sera compétent territorialement en vertu de l’article 1er, 1° de la loi précitée;

3. Dans le cas où une règle spécifique de compétence territoriale est applicable, il y a lieu de maintenir l’application de celle-ci. Par exemple, pour un étudiant résidant à Liège mais domicilié à Gand, il s’agit du CPAS de Gand qui restera compétent territorialement en vertu de l’article 2, §6 de la loi précitée.

En ce qui concerne l’utilisation de la subvention « inondations », les CPAS sinistrés et les CPAS qui accueilleraient des personnes sinistrées, peuvent passer des accords quant à la prise en charge des aides (par exemple des frais de loyers, l’achat de meubles, d’électroménagers, …).

4.3. Utilisation des logements d’urgence fédéraux dans les communes avoisinantes des communes sinistrées ?

Les logements d’urgence « fédéraux », dont la mise en place a été financée par les moyens de la Loterie nationale ont pour vocation d’accueillir pour une courte période des personnes qui se trouvent dans un état de besoin. La convention d’occupation est conclue pour un maximum de 6 mois et peut être prolongée une fois. L’objectif est d’offrir une stabilisation de la situation d’état de besoin des usagers en accédant temporairement à un logement mis à leur disposition selon des règles contractuelles à convenir, notamment concernant le prix du loyer et l’accompagnement social approprié.

Les personnes dont leur domicile a été déclaré insalubre ou inhabitable peuvent entrer dans le public cible de ces logements.

Il est possible que les CPAS de communes avoisinantes mettent les logements d’urgence à disposition des communes touchées par les intempéries en concertation avec le CPAS de la commune d’origine des personnes sinistrées.

5. Inspection

5.1 Comment l’inspection contrôlera-t-elle les dossiers réalisés durant cette période?

Notre Service d’inspection tiendra compte de toutes les recommandations formulées par le SPP Is pour le contrôle des dossiers impactés dans les CPAS touchés par les intempéries. Des directives seront données aux inspecteurs de façon à ce qu’ils tiennent compte de ces circonstances exceptionnelles.

5.2 Inspection en cas de perte des archives ou des dossiers sociaux ?

Le service inspection tiendra compte des mesures exceptionnelles pour les contrôles dans les CPAS sinistrées. Les modalités des contrôles seront déterminés en temps utile et communiqué aux CPAS concernés.

Il est néanmoins recommandé de prendre contact avec les autorités compétentes afin de déterminer les modalités pratiques pour répertorier les dossiers détruits ainsi que les sociétés informatiques pour les sauvegardes des dossiers.