FAQ Watersnood

Echter, om ervoor te zorgen dat personen die geen telefonische of elektronische middelen hebben aanvragen kunnen indienen, wordt de OCMW’s uitdrukkelijk gevraagd om twee maal per week een onthaal te behouden, overeenkomstig artikel 4 van het koninklijk besluit van 11 juli 2002, met inachtneming van de preventieve hygiënemaatregelen, zoals die werden opgesteld door de autoriteiten.

In functie van de toestand van de lokalen is het eveneens mogelijk om permanenties te organiseren in de crisiscentra, in de gebouwen van een OCMW van een buurgemeente, van een sociale antenne in een andere wijk of in gelijk welk ander lokaal waar het mogelijk is om mensen te ontvangen. Elk OCMW bepaalt de organisatorische modaliteiten van dit onthaal volgens de situatie ter plaatse.

Het is van belang dat een cliënt kan worden ontvangen, wanneer hij zich aanbiedt bij het OCMW om een aanvraag in te dienen, zelfs zonder afspraak. Tijdens dit eerste contact mag het OCMW enkel de aanvraag registreren en nadien een afspraak vastleggen met een maatschappelijk werker om deze aanvraag te behandelen.

Wanneer de lokalen of de antenne niet toegankelijk zijn, moet op de deur of op een andere plaats een duidelijke vermelding worden aangebracht, zodat de persoon kan worden doorverwezen naar de lokalen waar hij een aanvraag kan indienen of naar de beschikbare telefonische permanenties.

1.2 Mag een steunaanvraag telefonisch of elektronisch worden ingediend? = Registratie van de steunaanvragen

De steunaanvragen mogen steeds via telefoon, email of iedere andere elektronische middel worden ingediend. Wanneer de steunaanvraag telefonisch wordt gesteld, wordt aangeraden om de persoon te vragen deze te bevestigen per SMS, wanneer dit mogelijk is in functie van de staat van de infrastructuur. Ongeacht het middel dat wordt gebruikt om de aanvraag in te dienen, zal de persoon minstens zijn naam, telefoonnummer, adres en, indien mogelijk en gekend, zijn rijksregisternummer en een rekeningnummer moeten vermelden.

Wanneer het OCMW deze vraag ontvangt, stuurt het een ontvangstbevestiging (per SMS/mail/ander elektronisch middel, brief). De persoon moet echter niet naar het OCMW komen om het aanvraagregister te ondertekenen.

Het versturen van een steunaanvraag, via de hierboven vermelde communicatiemiddelen, wordt beschouwd als een aanvraag en moet door het OCMW onderzocht worden.

1.3 Moeten de procedureregels allemaal gerespecteerd worden?

De wijze waarop het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst of de Raad voor Maatschappelijk Welzijn zijn beslissingen neemt, behoort tot de bevoegdheden van de gewesten.

De rechten van de gebruiker moeten immers gewaarborgd worden. De genomen maatregelen stellen de OCMW’s niet vrij van de registratie en behandeling van de steunaanvragen (zie hierboven) en van het respecteren van de beslissingstermijn van 30 dagen zoals bepaald in artikel 21 van de wet van 26 mei 2002. In geval van overmacht, wanneer de regels niet kunnen worden nageleefd, moet de situatie gedocumenteerd worden.

Wanneer het huisbezoek niet kon worden uitgevoerd, wanneer bepaalde documenten niet werden verkregen, kan dit geen reden zijn om de toekenning van de steun te weigeren of uit te stellen.

Op basis van de KSZ-stromen en van de informatie waarover de OCMW’s via andere kanalen beschikken, kunnen de maatschappelijk werkers immers over heel wat informatie beschikken die het mogelijk maakt om een voorstel tot beslissing voor te leggen aan het BCSD/de RMW binnen de wettelijke termijn.

1.4 De Raad kan niet samenkomen omwille van overmacht (vernietiging lokalken, vernietiging van de dossiers…)

Wanneer de RMW/het BCSD geannuleerd of uitgesteld worden, mogen de beslissingen worden genomen in de vorm van dringende hulp die later zal moeten worden goedgekeurd overeenkomstig de bepalingen van artikel 28, §3 van de organieke wet en van de bepalingen vermeld in het huishoudelijk reglement van het OCMW.

Het wordt trouwens aanbevolen om de situaties te documenteren waarvoor het OCMW de procedures niet heeft kunnen naleven. De documenten die worden bewaard in afwachting van een stabilisering en normalisering van de situatie voor de opening van een sociaal dossier.

1.5 Hoe een sociaal onderzoek uitvoeren wanneer de informaticastructuren van het OCMW vernietigd of beschadigd werden?

Wanneer ICT-infrastructuur ontbreekt en er geen toegang is tot de KSZ kan dit onderzoek tijdelijk niet uitgevoerd worden door overmacht. Het OCMW zal de betreffende informatie op de traditionele wijze moeten verzamelen in de mate van het mogelijke.

1.6 Hoe de formulieren van kennisgeving van de subsidies invoeren bij de POD MI wanneer de informatica-infrastructuur van het OCMW werd verwoest?

In afwachting van het herstel van de informatica-infrastructuren zal het OCMW de betalingen kunnen uitvoeren van de toegekende hulp volgens de mogelijkheden en de documentatie op papier bewaren in afwachting van een invoering via de computer.

Wet van 26 mei 2002 betreffende het Recht op Maatschappelijke Integratie

Van zodra de ICT-infrastructuur hersteld is en opnieuw operationeel is, kunnen de genomen beslissingen bij hoogdringendheid bevestigd worden door een beslissing van het BCSD. Op basis van deze laatste beslissing kunnen vervolgens de B-formulieren ingediend worden bij de POD MI om de toelagen te ontvangen. De achterstallige toelagen zullen automatisch worden toegekend op basis van het ingediende B-formulier aangezien de 45 dagen termijn binnen de RMI-wetgeving betrekking heeft op de periode tussen de beslissing tot toekenning van het BCSD en het moment van indienen van het B-formulier en niet op de periode waarop de hulp betrekking heeft.

Wanneer de termijn van 45 dagen niet kan worden nageleefd, zullen de formulieren manueel moeten worden goedgekeurd omwille van overmacht. Er zal contact moeten worden opgenomen met de Front Office om de stappen uit te voeren.

Wet 2 april ’65 – equivalent leefloon en medische kosten

Wat de formulieren met betrekking tot de wet van 2/4/1965 betreft, bedraagt de indieningstermijn van de formulieren B1 en B2 45 dagen voor de aanvragen tot tenlasteneming (artikel 9) en een jaar en het begonnen kwartaal voor de formulieren D1 en D2 (artikel 12). De openingstermijn van de medische kaart in MediPrima werd verlengd van 45 dagen naar 60 dagen (artikel 9ter).

De invoertermijn heeft betrekking op de subsidieperiode. Indien er formulieren buiten termijn zouden worden ingediend, zal het nodig zijn om contact op te nemen met de Front Office van de POD MI om deze manueel in te voeren.

Ja, jullie mogen de alle vormen van kennisgevingen per mail versturen vanwege overmacht, maar op voorwaarde dat deze mail verstuurd wordt met de functie “ontvangstbevestiging” die door de gerechtigde moet worden beantwoord en dat een papieren kopie bewaard wordt of dat de mail elektronisch wordt opgeslagen met ontvangstbevestiging.

Wanneer de termijn van 8 dagen niet kan worden nageleefd omwille van overmacht, moet zo snel mogelijk het nodige worden gedaan.

Sociaal onderzoek

2.1 Moet de maatschappelijk werker de aanvrager/cliënt fysiek ontmoeten voor een individueel gesprek?

Het is nodig om voorrang te geven aan de nieuwe communicatiekanalen.

Wanneer dit mogelijk is, moet de voorkeur gegeven worden aan telefonische of informaticakanalen. Het is mogelijk om persoonlijke gesprekken te hebben met de personen per telefoon of via informaticatoepassingen zoals WhatsApp, Skype, Facebook, Messenger, FaceTime, Zoom,…

Wanneer dit niet mogelijk is en het nodig is om de persoon fysiek te ontmoeten, zal dit gesprek gebeuren op basis van een afspraak.

In dit verband moet bijzondere aandacht geschonken worden aan de specifieke situaties waarmee de maatschappelijk werkers waarschijnlijk te maken zullen krijgen, alsook aan het kwetsbaar publiek.

2.2 Hoe moet het sociaal onderzoek uitgevoerd worden?

Het verzamelen van de verschillende elementen die worden gevraagd door de maatschappelijk werker om zijn/haar sociaal onderzoek uit te voeren, kan verder blijven gebeuren per mail, per telefoon, via WhatsApp-foto’s of via gelijk welk ander elektronisch middel. In dit verband moet eraan herinnerd worden dat de OCMW’s over talrijke stromen beschikken waardoor zij een groot gedeelte van de nodige informatie kunnen ontvangen.

Wanneer een gebruiker er niet in slaagt om één of meerdere documenten aan het OCMW te bezorgen en dit gezien de omstandigheden in verband met het noodweer, dan kan dit geen reden zijn om steun te weigeren of een reden voor sanctie. De maatschappelijk werker zal deze moeilijkheid in zijn of haar sociaal verslag noteren en zal, indien nodig, een verklaring op erewoord vragen.

In dit verband kan verwezen worden naar het principe van de wet van 5 mei 2014 die bekend staat als de “Only Once Law”. Deze wet garandeert het principe van een enkele verzameling van gegevens in de werking van diensten en organen die onder de bevoegdheid van de overheid vallen of bepaalde opdrachten uitvoeren en die elektronische en papieren formulieren vereenvoudigt en harmoniseert. In dit kader kan het OCMW, wanneer documenten op een andere manier te verkrijgen zijn, de gerechtigde niet opnieuw vragen om de betreffende documenten te verstrekken.

2.3 Hoe moet de voorwaarde tot werkbereidheid geanalyseerd worden in het kader van het recht op maatschappelijke integratie?

Gezien de omstandigheden voor de getroffen personen en de economische situatie in de gebieden die getroffen werden door het noodweer moet het OCMW zich flexibeler opstellen bij de beoordeling van deze voorwaarde.

De toekenningsvoorwaarden moeten dus derhalve worden beoordeeld aan de hand van concrete stappen die redelijkerwijs kunnen ondernomen worden. Op dit vlak beschikken de OCMW’s over een appreciatiebevoegdheid aan de hand van verscheidene factoren (gezondheid, opvang van kinderen, toegang tot informaticatools, enz.). Het ondernemen van stappen, zoals bijvoorbeeld het volgen van online opleidingen, kunnen worden beschouwd als tekenen van werkbereidheid.

2.4 Huisbezoeken voor de gezinnen in de getroffen gebieden

Ten gevolge van de huidige omstandigheden in de gebieden die getroffen werden door het noodweer, zijn de huisbezoeken opgeschort en worden uitgesteld naar een latere datum.

Zij zullen enkel overwogen worden in sociale noodsituaties en/of voor zover zij onmisbaar zijn om te kunnen communiceren met de gebruiker, op voorwaarde dat de vastgelegde preventieve gezondheids-en veiligheidsmaatregelen zowel voor de maatschappelijk werker als voor de gebruiker kunnen worden gewaarborgd. In dit verband volgt de POD Maatschappelijke Integratie de aanbevelingen van het overlegcomité op de voet en wordt de situatie zeer regelmatig geëvalueerd.

2.5 Hoe moet het sociaal onderzoek tot herziening en verlenging van de rechten worden uitgevoerd?

Het sociaal onderzoek tot herziening/verlenging van de rechten blijft noodzakelijk; de hierboven beschreven maatregelen in verband met het sociaal onderzoek zijn van toepassing voor deze onderzoeken tot herziening/verlenging:

wanneer uit de feiten die het OCMW verzameld heeft, blijkt dat de voorwaarden voor de toekenning nog steeds lijken te zijn vervuld, kan het sociaal verslag deze vaststellen zonder de begunstigde te ontmoeten
wanneer een gesprek nodig/gewenst is, kan dit gebeuren via elektronische weg zoals hierboven beschreven of op afspraak om een drukte in de wachtzaal te vermijden

GPMI

3.1 De nieuwe GPMI en de termijn van 3 maanden om ze af te sluiten

De wil van de wetgever om het GPMI te veralgemenen, was om elke begunstigde een aangepaste sociale begeleiding te kunnen aanbieden, aangepast aan zijn eigen situatie. De begunstigde heeft het recht om deze begeleiding te kunnen genieten binnen de 3 maanden na zijn aanvraag.

Wanneer het OCMW deze begeleiding niet kan invoeren omwille van de gevolgen van het noodweer, kan het deze verplichting uitstellen tot op het ogenblik dat deze begeleiding effectief kan worden ingevoerd. Dit heeft betrekking op zowel de uitvoering van de analyse van de verwachtingen, geschiktheid, kwalificaties en noden van de betrokkene, als op de uitvoering van het GPMI zelf.

Het is echter nog steeds mogelijk om benaderingen te overwegen met betrekking tot gezondheid, toegang tot IT-tools, online training, enz.

3.2 Doelstellingen en verplichtingen in het kader van GPMI’s

Indien een deel van de in het bestaande GPMI vermelde verplichtingen voor zowel de begunstigden als het OCMW niet meer kan worden nagekomen als gevolg van de huidige omstandigheden met betrekking tot de gevolgen van het noodweer en de economische moeilijkheden die daaruit voortvloeien, kan dit worden beschouwd als een geval van overmacht. Het is dus niet toegestaan dat een OCMW een gerechtigde een sanctie oplegt, die omwille van overmacht, een doelstelling van zijn/haar GPMI niet heeft kunnen behalen.

Aangezien deze verplichtingen niet kunnen worden uitgevoerd, worden zij van rechtswege opgeschort. Het OCMW moet het GPMI niet opschorten, het moet geen enkele administratieve stap ondernemen, noch tegenover de persoon, noch tegenover de POD MI.

3.3 Evaluaties

Met betrekking tot de evaluaties in het kader van het GPMI kunnen de evaluatiegesprekken steeds via elektronische weg uitgevoerd worden; wanneer dit niet mogelijk is, zullen zij worden uitgesteld en uitgevoerd worden wanneer de situatie dit toelaat. Het OCMW zal deze onmogelijkheid moeten motiveren.

Wanneer zij uitgevoerd worden, moet voorrang worden gegeven aan de evaluaties die moeten worden uitgevoerd op het einde van het eerste jaar GPMI en die nodig zijn om een eventuele verlenging van de toelage “2^e jaar” te motiveren.

Dakloze

4.1. Welk bedrag aan leefloon moet worden toegekend aan een dakloze die wordt gehuisvest door een vriend of een familielid en aan iemand die hem/haar onderdak biedt?

Een dakloze of een persoon waarvan de woning onbewoonbaar wordt omwille van de overstromingen en die voorlopig en tijdelijk wordt opgevangen door een familielid of door een vriend en die met deze persoon samenwoont voor een beperkte duur kan aanspraak maken op een leefloon voor het bedrag alleenstaande. De verplichting om een GPMI te sluiten kan worden opgeheven wegens overmacht voor personen die het slachtoffer zijn van het noodweer.

Via het sociaal onderzoek moet worden nagegaan of hij samenwoont (zie hieronder).

Wanneer een leefloner een dakloze of een persoon die zijn woning tijdelijk niet kan bewonen omwille van de overstromingen huisvest, moet het OCMW, via het sociaal onderzoek, nagaan of hij samenwoont, in de zin van de wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie. De POD beveelt aan om het basisbedrag te behouden voor de persoon die iemand opvangt.

4.2. Welk OCMW is territoriaal bevoegd wanneer iemand slachtoffer is van de overstromingen?

De territoriale bevoegdheid van de OCMW’s wordt geregeld door de wet van 02/04/1965 betreffende het ten laste nemen van de steun verleend door de OCMW’s. De algemene regel van territoriale bevoegdheid (artikel 1, 1° van voornoemde wet) bepaalt dat het OCMW van de gemeente waar de persoon gewoonlijk en effectief verblijft bevoegd is om de steunaanvragen te kennen die werden ingediend door deze persoon.

In deze context kunnen verschillende hypotheses overwogen worden:

1. Wanneer iemand slachtoffer is geworden van de overstromingen kan hij tijdelijk opnieuw gehuisvest worden op het grondgebied van een andere gemeente en hij wel degelijk de intentie heeft om opnieuw in zijn beschadigde woning in te trekken wanneer de werkzaamheden voltooid zijn, dan wijzigt de gewoonlijke en effectieve verblijfplaats van deze persoon niet. Het OCMW van de gemeente waar de beschadigde woning van deze persoon zich bevindt, blijft territoriaal bevoegd krachtens artikel 1, 1° van voornoemde wet;

2. Wanneer iemand slachtoffer is geworden van de overstromingen en zijn woning verwoest werd of afgebroken moet worden, zal het OCMW van de gemeente waar de persoon opnieuw gehuisvest wordt territoriaal bevoegd zijn krachtens artikel 1, 1° van voornoemde wet;

3. Wanneer een specifieke regel inzake territoriale bevoegdheid van toepassing is, moet de toepassing hiervan worden gehandhaafd. Bijvoorbeeld voor een student die in Luik verblijft, maar gedomicilieerd is in Gent, zal het OCMW van Gent territoriaal bevoegd blijven krachtens artikel 2, §6 van voornoemde wet.

Wat het gebruik betreft van de subsidie “overstromingen” mogen de getroffen OCMW’s en de OCMW’s die getroffen personen opvangen akkoorden sluiten over de tenlasteneming van de steun (bijvoorbeeld huurkosten, aankoop van meubelen, van huishoudapparaten, …).

4.3. Gebruik van federale doorgangswoningen in de buurgemeenten van de getroffen gemeenten?

De ‘federale’ doorgangswoningen, waarvan de invoering gefinancierd werd via de middelen van de Nationale Loterij hebben tot doel personen die in nood verkeren voor een korte periode op te vangen. De bewoningsovereenkomst wordt gesloten voor maximaal 6 maanden en kan een maal verlengd worden. Het doel is te zorgen voor stabilisatie van de noodsituatie van de gebruiker door tijdelijk toegang te verlenen tot huisvesting die hem ter beschikking wordt gesteld volgens contractuele regels die moeten worden overeengekomen, met name betreffende de huur en aangepaste sociale ondersteuning.

Mensen wier huis onbewoonbaar is verklaard, kunnen tot de doelgroep voor deze huisvesting worden gerekend.

Het is mogelijk dat de OCMW's van de buurgemeenten doorgangswoningen ter beschikking stellen van de door het noodweer getroffen gemeenten, in overleg met het OCMW van de gemeente van oorsprong van de getroffen personen.

5. Inspectie

5.1 Hoe zal de inspectie de dossiers controleren die werden opgesteld tijdens deze periode?

Onze inspectiedienst zal rekening houden met alle aanbevelingen die werden geformuleerd door de POD MI bij de controle van de dossiers in de OCMW’s getroffen door het noodweer. Er worden richtlijnen gegeven aan de inspecteurs om rekening te houden met deze uitzonderlijke omstandigheden.

5.2 Inspectie in geval van verlies van archieven of sociale dossiers?

De dienst inspectie zal rekening houden met de uitzonderlijke maatregelen voor de controles in de getroffen OCMW’s. De modaliteiten van de controles zullen te gelegener tijd worden bepaald en meegedeeld aan de betrokken OCMW’s.

Er wordt echter aangeraden om contact op te nemen met de bevoegde overheden om de verwoeste dossiers te inventariseren en met de informaticabedrijven om de dossiers op te slaan.