Het is belangrijk duidelijk aan te geven wie aan het project zal werken en voor welk percentage. Met andere woorden: wanneer je meerdere deeltijdse medewerkers inschakelt, noteer je dit best op deze manier in het financieel overzicht.

In het kader van transpirantie moet een urenstaat worden ingevuld om aan te tonen dat de personen van wie de salarissen als uitgaven worden opgevoerd, ook werkelijk aan het project werken. 
Een aanpassing van de functiebeschrijving of een besluit van het bureau kan deze functies ook bevestigen en de rol van elke bij het project betrokken persoon verduidelijken. 
Bij de verantwoording van de uitgaven dient het loonstrookje van elke bij het project betrokken werknemer te worden overgelegd.