Veelgestelde vragen

  1. Financiering: Kan een vergoeding voor iemand die deelneemt aan een vergadering gezien worden als een "loonkost"?

    Met de loonkosten bedoelen wij daadwerkelijk de lonen die uitbetaald worden aan medewerkers van het project, voor het equivalent dat zij spenderen aan het project.
    Medewerkers van het project kunnen een loon krijgen voor vergaderuren tijdens de loop van het project en andere taken die vallen binnen hun taakbeschrijving als medewerker van het project,
    maar vergoedingen van externen voor deelname aan een vergaderingen of evenementen is heel wat moeilijker.

    Let bij loonkosten zeker op de volgende punten:
    •    Je moet kunnen aantonen dat dit personeel daadwerkelijk voor het project werkt voor welk percentage van een VTE (bijvoorbeeld met een tijdsrooster);
    •    Het personeelslid mag pas ingebracht worden als kost vanaf de start van het project (ten vroegste november 2022);
    •    De financiering moet duidelijk aangegeven worden in het financieel overzicht en er mag geen sprake zijn van dubbelfinanciering.

  2. Financiering: Vallen verplaatsingskosten, opleidingen en lonen tijdens opleidingen onder "loonkosten"?

    Met de loonkosten bedoelen wij daadwerkelijk de lonen die uitbetaald worden aan medewerkers van het project, voor het equivalent dat zij spenderen aan het project.
    • Verplaatsingskosten zijn in principe geen loon. Eventueel zijn dit werkingskosten wanneer zij rechtstreeks gelinkt kunnen worden aan het project en dit aangetoond kan worden.
    • De kost van een opleiding is geen loon, maar een werkingskost.
    Het loon van iemand die een opleiding komt volgen, maar verder geen medewerker is van het project, kan ook niet gezien worden als een loon van een projectmedewerker. Deze medewerker zou gewoon doorbetaald worden door diens organisatie, waardoor er sprake zou zijn van dubbelfinanciering indien deze ook door het project betaald zou worden. Dit laatste is absoluut verboden. 

    Let bij loonkosten zeker op de volgende punten:
    •    Je moet kunnen aantonen dat dit personeel daadwerkelijk voor het project werkt voor welk percentage van een VTE (bijvoorbeeld met een tijdsrooster);
    •    Het personeelslid mag pas ingebracht worden als kost vanaf de start van het project (ten vroegste november 2022);
    •    De financiering moet duidelijk aangegeven worden in het financieel overzicht en er mag geen sprake zijn van dubbelfinanciering.

  3. Divers: Wanneer moet het UBO-extract ten laatste bezorgd worden?

    In de projectoproep van 2022 moet de projectdrager een OCMW zijn.
    Omdat zij geen registratieplicht hebben in het UBO-register, kunnen zij vaak geen UBO-extract bezorgen en mogen zij het modeldocument gebruiken om de gegevens van hun eindbegunstigden door te geven. We hebben dit document van het projectdragend OCMW nodig bij het indienen van hun projectaanvraag, anders zal deze aanvraag automatisch verworpen worden.

    Het UBO-extract van de partners hebben we nodig voor de aanvang van het partnerschap.
    Bij een partnerschap vanaf de start van een project, betekent dit dat we dit extract nodig hebben voor de aanvang van het project, bij een partnerschap dat ontstaat tijdens het project (vb bij een uitbesteding) hebben we dit nodig voordat de samenwerking formeel van start gaat. 

  4. Divers: Ons OCMW of onze gemeente staat niet in het UBO-register, wat nu?

    Indien een UBO niet aangevraagd kan worden doordat er geen registratieverplichting is (vb: voor steden, gemeenten en OCMW's), hebben we de gegevens van de eindverantwoordelijken van deze organisaties nodig, zoals ingevuld kan worden in het modeldocument dat we hiervoor voorzien hebben.

    Het model dat we ter beschikking stellen, werd opgesteld voor OCMW’s, maar dit mag aangepast worden voor andere organisatie met een vrijstelling van de UBO-registratieverplichting.

  5. Divers: Mogen we het modeldocument (ter vervanging van de UBO-registratie) aanpassen?

    Indien een UBO niet aangevraagd kan worden doordat er geen registratieverplichting is (vb: voor steden, gemeenten en OCMW's), hebben we de gegevens van de eindverantwoordelijken van deze organisaties nodig, zoals ingevuld kan worden in het modeldocument dat we hiervoor voorzien hebben.
    Let dus op: enkel organisaties die vrijgesteld zijn van de UBO-registratie, mogen de gegevens van de eindbegunstigden via het modeldocument bezorgen.

    Het model dat we ter beschikking stellen, werd opgesteld voor OCMW’s, maar dit mag aangepast worden voor andere organisatie met een vrijstelling van de UBO-registratieverplichting.

  6. Financiering: Moet voor computerapparatuur de volledige factuur in de begroting worden opgenomen of kan elk jaar slechts 1/3 in de begroting worden opgenomen (zoals bij afschrijvingen)?

    Aankopen kunnen uiteraard over meerdere jaren worden afgeschreven volgens de geldende afschrijvingsregels. In de begroting van uw projectaanvraag kunnen wij echter niet accepteren dat de factuur over drie jaar wordt gespreid: de kosten moeten zijn gemaakt in de jaarlijkse periode van november 2022 tot oktober 2023, van november 2023 tot oktober 2024 of van november 2024 tot oktober 2025.

    Het is dus raadzaam de totale aankoopfactuur voor de computerapparatuur in de begroting van het eerste jaar op te nemen, ongeacht de duur van de afschrijving ervan, zolang deze de toegestane limiet van 25% van het totale bedrag van de subsidiabele uitgaven niet overschrijdt.

    Wij zouden echter kunnen aanvaarden dat deze kosten vanaf het tweede jaar uw aandeel in de verplichte cofinanciering vormen, op voorwaarde dat u de waarde van het aangekochte materieel aanpast volgens de afschrijvingsregels.
    Wij verwijzen u naar uw boekhoudkundige/financiële afdeling om de ad-hocbedragen te bepalen.

  7. Financiering: Komen de kosten van OCMW-gebouwen die gebruikt worden voor het project in aanmerking?

    De huur en de gebruikelijke kosten van een gebouw dat aan het OCMW toebehoort (water, elektriciteit, gas, verzekering, enz.) worden niet aanvaard als subsidiabele uitgaven.

    Er wordt echter een nuancering gemaakt voor de kosten van internetverbinding en telefonie.
    Als de internetverbinding voor het OCMW extra kosten met zich meebrengt die specifiek verband houden met uw project (kosten die niet eerder waren voorzien in de internetrekening van het OCMW), is het mogelijk dat deze kosten als uitgaven (en eventueel als cofinanciering) worden aanvaard.
    Het is aan de projectpromotor om een specifieke factuur voor deze kosten voor te leggen of, op zijn minst, precies aan te kunnen tonen welk deel van de algemene aansluitingsfactuur specifiek verband houdt met het project. 

    Deze redenering is enkel van toepassing op de internet- en telefoonaansluitingskosten van een gebouw dat tot het OCMW behoort.

    Ter herinnering: er mag geen dubbele financiering van uitgaven plaatsvinden; zorg er dus voor dat deze uitgaven niet reeds door een andere subsidie worden gefinancierd.

  8. Divers: Wat is het UBO-extract? En wie moet dit aanvragen?

    Een UBO-extract is een document uit het UBO-register.
    De vertegenwoordiger van een organisatie kan dit uittreksel aanvragen via MyMinfin.

    De Europese Unie verplicht ons de lijst van eindbegunstigden van de subsidie mee te delen.
    We vragen daarom een UBO-extract van alle organisaties die een registratie hebben in het UBO-register voor de aanvang van het partnerschap.

    Sommige organisaties (in de context van deze projectoproep vooral OCMW's, steden en gemeenten) zijn niet verplicht om zich te registreren in dit register en hebben dit daarom ook niet gedaan. Omdat we ook de eindbegunstigden van deze organisaties moeten kennen, vragen we hen om de gegevens van hun eindbegunstigden, die ze kunnen mededelen via een modeldocument dat we hiervoor voorzien hebben.

  9. Partnerschappen: Moet er altijd een intentieverklaring van de partner(s) bij het formulier worden gevoegd?

    Ja, als het partnerschap niet vooraf via een overheidsopdracht moet gaan (bijvoorbeeld een ander OCMW, een gemeente, enzovoort). 

    Neen, indien het partnerschap het voorwerp moet uitmaken van een voorafgaande overheidsopdracht; in wezen kunnen de partners nog niet definitief gekend zijn indien de opdracht nog niet is aangevat. In dit geval volstaat een beschrijving van de doelstellingen van het contract en van het gezochte profiel van de partners om de jury zo in staat te stellen te beoordelen en te begrijpen wat er in het partnerschap of de partnerschappen gezocht wordt.

  10. Partnerschappen: Moet de samenwerking met partners aan een overheidsopdracht worden onderworpen?

    Dat hangt af van het soort partnerschap. Voor sommige partnerschappen is geen overheidsopdracht nodig (bv. een partnerschap met een gemeente), voor andere is een opdracht vereist, en nog andere kunnen vallen onder de uitzonderingen van de wet inzake overheidsopdrachten. Het is aan jou om de situatie te analyseren naar gelang van het soort partnerschap (welke organisatie? welke opdracht? welk bedrag? enz.) en om de wetgeving inzake overheidsopdrachten na te leven, die op dezelfde manier van toepassing is als een OCMW. Alle documenten in verband met het partnerschap (contractdocumenten, overeenkomst, enz.) moeten toegankelijk zijn en ter beschikking blijven van de POD MI of de Financiële Controleur in geval van een audit. 

md xs sm lg